Prokrastination

Was ist Prokrastination? Die Kunst des ewigen Aufschiebens

Prokrastination (lateinisch procrastinatio, „Aufschub“, „Vertagung“) zeichnet sich dadurch aus, dass Aufgaben trotz vorhandener Gelegenheiten und Fähigkeiten nicht oder erst sehr spät und oft nur unter Druck angegangen und erledigt werden. In der Folge entwickeln sich oft Schuldgefühle, Unzufriedenheit sowie unter Umständen auch psychische und körperliche Beschwerden.

Oft erscheint es denjenigen, die Aufgaben immer aufschieben, einfacher, die Aufgaben zu verschieben, als diese zu erledigen. Während manche Menschen Dinge nicht erledigen, weil sie den Druck von außen brauchen oder ein schlechtes Zeit- und Prioritätenmanagement haben, schieben andere das, was sie eigentlich erledigen wollen, aus Angst immer wieder auf. Das Erledigen der Aufgaben kostet emotionale Energie und Überwindung. Erscheint die zu bewältigende Aufgabe als zu groß, werden kleinere, machbarere Aufgaben wie das Lesen von E-Mails, Newslettern, Aufräumen usw. vorgezogen.

Prokrastination Ursachen: Warum schieben wir auf?

Die Uni Münster nennt folgende prokrastinationsfördernde Faktoren:

• Probleme in der Prioritätensetzung
• Mangelnde oder unrealistische Planung
• Schwierigkeiten in der Abgrenzung gegen alternative Handlungstendenzen
• Defizite im Zeitmanagement oder in der Konzentrationsfähigkeit
• Abneigung gegen die Aufgabe
• Angst vor Versagen oder Kritik
• Fehleinschätzungen der Aufgabe oder der eigenen Anstrengungsbereitschaft und Leistungsfähigkeit

Die gesundheitlichen Folgen des Aufschiebens

Dass Prokrastination krank machen kann, bestätigte auch eine große Studie mit über 2.500 Teilnehmer/innen des Psychologen Prof. Dr. Manfred E. Beutel von der Universitätsmedizin Mainz.

Das Ergebnis: Menschen, die Prokrastination als feste Gewohnheit und erlerntes Verhalten haben, sind:

• Häufiger von Arbeitslosigkeit betroffen
• Haben tendenziell ein geringeres Einkommen
• Leben häufiger als Singles
• Leiden öfter unter Depression, Ängsten, Stress, Erschöpfung und Einsamkeit

Doch das Verhalten ist widersprüchlich: Die ursprüngliche Absicht dieser Menschen ist es, es sich leichter zu machen, doch das Ergebnis ist das genaue Gegenteil. Werden Ziele nicht erreicht, Ergebnisse unbefriedigend oder kommen Kritik und Unzufriedenheit von außen dazu, entwickelt sich ein negativer Kreislauf.

Die VUCA-Welt und unsere Alltagsfallen

Mit dem Akronym VUCA werden die Merkmale unserer modernen Welt beschrieben:

• Volatility (Volatilität)
• Uncertainty (Unsicherheit)
• Complexity (Komplexität)
• Ambiguity (Mehrdeutigkeit)

Die ungeprüften Automatismen unserer Alltagsroutinen halten uns in unseren Mustern fest. Jeder Tag hat 86.400 Sekunden und 1.440 Minuten. Wir verbringen ca. 90.000 – 125.000 Stunden im Leben mit Arbeit. Zeit, die wir sinnvoll nutzen sollten.

Aufschieberitis: Die Angst hinter der Prokrastination

Hinter Prokrastination steckt meist Angst! Und aus Angst vorm Handeln und Entscheiden reden wir uns plausibel irgendwelche Geschichten ein, warum dieses genau nicht und jenes schon gar nicht gehen kann. Wir flüchten uns in Kleinigkeiten, nur um die großen Dinge nicht verändern zu müssen. Oder wir lenken uns einfach stumpf ab und glauben, es selbst nicht zu merken. Oder wir erfinden „Wichtigeres“, um das Entscheidende nicht tun zu müssen. Wie Tim Ferriss sagt: „Being busy is a form of laziness“.

Die Produktivitätslüge

Das E-Mail-Postfach aufzuräumen, Blogartikel zu lesen oder alle Newsletter „abzuarbeiten“, bedeutet keine Produktivität! Produktiv bist du dann, wenn du dabei bist, deine Ziele zu erreichen. Und deine wichtigsten Dinge fokussiert zu tun heißt auch, die unwichtigeren Personen zu enttäuschen. Wer am lautesten schreit, ist oft genau die Person, die dich am wenigsten weiterbringt.

Steve Jobs sagte dazu: „Die Menschen denken, dass Fokussierung bedeutet, ja zu der Sache zu sagen, auf die man sich fokussieren muss. Aber das ist es überhaupt nicht, was es bedeutet. Es bedeutet, nein zu den hundert anderen guten Ideen zu sagen, die es gibt.“

Die Negativspirale der Passivität

Das Gegenteil von Erfolg ist Passivität. Je länger wir in der unproduktiven Phase verweilen, desto größer werden Unzufriedenheit, Selbstbestrafung und mangelndes Selbstvertrauen. Zusätzlich häufen sich die vorgenommenen Aufgaben und Verpflichtungen bis zu dem Punkt an, an dem man subjektiv das Gefühl hat:

• Nicht zu wissen, wo man anfangen soll
• Es lohnt sich kaum noch
• Man hat zu lange nichts geschafft

So setzt eine Negativspirale ein, die das gesamte Vorhaben substanziell infrage stellt. Die Folge sind negative Gefühle und vor allem das täuschende Gefühl der Handlungsunfähigkeit.

Das Parkinsonsche Gesetz

Das Parkinsonsche Gesetz besagt: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“. Jim Collins schrieb: „Wenn Sie mehr als drei Prioritäten haben, dann haben Sie keine Prioritäten.“ Ein Mangel an Zeit ist daher ein Mangel an Prioritäten.

Schluss mit Aufschieberitis: 20 praktische Tipps gegen Prokrastination

1. Definiere dein WARUM

Was ist der Nutzen für dich, wenn du die Aufgabe erledigst?

2. Die 72-Stunden-Regel

Beginnst du eine Aufgabe nicht innerhalb von 72 Stunden (egal wie klein der erste Schritt ist), sinkt die Chance, dass du anfängst und die Aufgabe zu Ende bringst, auf ein Prozent.

3. Beginne mit dem Unangenehmsten

Die ersten 30 Minuten des Tages setzen die Verhaltensweisen deines restlichen Tages fest.

4. Setze klare Prioritäten

Maximal drei Hauptprioritäten pro Tag.

5. Etabliere realistisches Zeitmanagement

Plane Pufferzeiten ein und sei ehrlich zu dir selbst.

6. Definiere Teilziele

Große Aufgaben in kleine, machbare Schritte unterteilen.

7. Setze die Deadline früher an

Gib dir selbst weniger Zeit als nötig.

8. Schaffe gute Arbeitsroutinen

Feste Abläufe geben Halt und Struktur.

9. Räume auf und schaffe Struktur

• Räume deinen Schreibtisch auf
• Erstelle eine saubere Ordnerstruktur auf deinem Computer
• Räume den Desktop leer
• Melde dich von unnötigen Newslettern ab
• Deaktiviere Push-Benachrichtigungen

Studien belegen: In einer aufgeräumten Umgebung fühlst du dich sicherer, geborgener, glücklicher – und bist produktiver.

10. Mache dir negative Konsequenzen klar

Was passiert, wenn du es NICHT tust?

11. Belohne dich für Teilerfolge

Aber: Die Erfolgreichsten zögern ihre Belohnungen hinaus.

12. Vermeide Unterbrechungen

Wissenschaftler der Universität Kalifornien fanden heraus:

• Wir werden im Büro durchschnittlich alle 11 Minuten unterbrochen
• Es dauert fast 25 Minuten, bis wir uns wieder konzentriert der Aufgabe widmen können

13. Die 50-10-Methode

Stelle alle 50 Minuten einen Wecker und mache 10 Minuten Pause.

14. Die Pomodoro-Technik

Von Francesco Cirillo in den 1980er-Jahren entwickelt:

• 25 Minuten konzentriertes Arbeiten
• 5 Minuten Pause
• Nach vier Einheiten: 30 Minuten lange Pause

15. E-Mail-Disziplin

• Rufe E-Mails nur zu bestimmten Zeiten ab
• Deaktiviere Push-Benachrichtigungen

16. Akzeptiere: Multitasking ist eine Lüge

Laut Harvard Business Review:

• Multitasking reduziert bei 98% der Menschen die Produktivität um 40%
• Es reduziert den IQ um 10 Punkte

17. Achte auf deinen Biorhythmus

• Nutze deine Hochphasen für wichtige Aufgaben
• Achte auf richtige Ernährung
• Mache Sport

18. Lerne nein zu sagen

Grenze dich klar ab von unwichtigen Anfragen.

19. Arbeite im Team

Kommuniziere offen, wozu du dich verpflichtet hast – das schafft Verbindlichkeit.

20. Identifiziere Zeitfresser

Die 7-Tage-Analyse:

1. Schreibe 7 Tage lang jede Stunde auf, was du gerade tust (Wecker stellen!)
2. Unterteile alle Aktivitäten in Kategorien (z.B. durch Farben)
3. Erfasse für jede Kategorie die Zeit und bewerte „Engagement“ und „Energie“
4. Schreibe auf: Welche Kategorie benötigt wie viel Zeit?
5. Kategorisiere in „wertvoll“ und „Verschwendung“
6. Streiche, reduziere oder delegiere die „Verschwendung“, verdopple das „Wertvolle“!

Fazit: Der erste Schritt ist der wichtigste

Prokrastination ist kein Charakterfehler, sondern ein erlerntes Verhalten – und was erlernt wurde, kann auch wieder verlernt werden. Der Schlüssel liegt darin, die Angst hinter dem Aufschieben zu erkennen und mit kleinen, machbaren Schritten anzufangen. Denke daran: Perfektion ist der Feind des Guten. Lieber unperfekt starten als perfekt warten.

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